财务总监办公室:学生组织
介绍
介绍
什么是代理帐户?
代理账户是指大学为非大学实体设立的账户, 比如兄弟会和姐妹会, 其他学生团体, 教职员工项目, 以及外部组织或活动. 的 activities of these entities directly or indirectly provide services or benefits to the University community. 所有预算和财务交易, 包括收据, 障碍, 和支出, 是否反映在每个机构的会计记录中.
在学生会总会(SGA)注册的学生组织, 也接受SGA的资助, 是否需要有一个机构账户来进行跟踪.
虽然本网站所载的说明是针对组织财务主管的, they should be carefully reviewed by the other Officers and by the Advisors who also have a responsibility to ensure accountability through frequent inspection and verification of financial records.
开立代理账户
- 学生组织代理帐户是通过提交一份 新机构户口表格. 的 form requires the signatures of the Advisor and a 学生活动 and Organizations representative.
- 所有其他机构帐户要求应直接发送至 ISU-Finance_Budget@xautor.net.
账户指数
财务主任办公室将为每个机构帐户分配一个唯一的字母数字代码，称为 指数. 索引长度在4到6个字符之间，通常是一个部分, 或缩写, 帐户的名称. 这将是代理商的“账号”，所有采购订单都需要这个账号, 机构凭证, 校内的凭证, 旅行授权, 和存款. 了解你的索引!
现金分类帐
财务主任办公室建议使用 现金分类帐 保存帐目记录.
所有代理账户交易应记录在现金分类帐中.
- 存款: Record the deposit amount in the "存款/Credits”列 and the receipt number in the "Document No.”列.
- 支付: Record the disbursement amount in the "Withdrawals/Debits”列 and the invoice number in the "Document No.”列.
现金分类帐以外的分类帐, 可以使用, 但建议使用相同的记账格式.
年终审计
的 Office of the Controller collects 机构 Account financial records at the end of each spring semester for an audit. 预算协调员将执行这项审计.
审计时要求提供下列项目:
- 现金分类帐工作表
- 零用现金记录
- 机构 & 校内的凭证
- 收银员收据
所有未付账单需要在审计前付清. All petty cash accounts and 代理采购订单s must be closed BEFORE the end of the spring semester. Submitting the audit materials is also very convenient for storing an organization's records over the summer break. 到了秋天，新的财务主管可以去财务总监办公室拿记录.
存款
存款
All funds raised and/or received by or for an 机构 must be deposited at the Office of the Controller. 所有募集的资金必须尽快提交. Collecting funds and disbursing straight from those funds is inappropriate and doesn’t allow for tracking of expenditures.
的 collection of funds using any type of credit card swiping device attached to a tablet or smart phone is prohibited.
存款
在财务主任办公室的出纳窗口进行存款, 位于帕森斯大厅的一楼.
- 必须提供代理账户索引和账户代码. 账户代码 56304 应该用于机构账户的存款吗.
- 如果存支票，就必须写支票 指数 的账户代码 56304 在每张支票的背面.
- 出纳将为每笔存款出具收据. 该收据将有日期和收据号码，应记录在现金分类帐中.
支付
支付
从机构帐户支付的所有款项必须通过财务主任办公室处理.
支付方法:
- 直接计费: ISU has agreements with certain vendors to allow an 机构 to directly bill an item to the University. This means that an 代理采购订单 may be submitted to these Vendors for merchandise or services and the vendors will send a bill directly to the Office of the Controller. 在这种情况下，代理机构不需要提交代理凭证付款. 有关更多信息，请参阅下面的“直接计费”.
- 机构凭证: An 机构凭证 is used to remit payment by issuing a check to a vendor or individual for reimbursement. 请参阅下面的“代理凭证”了解更多信息.
- 零用现金: A petty cash fund is a sum of money withdrawn from an 机构 account and kept in the 零用现金 Custodian’s possession for minor expenditures. 如果一个组织被要求支付一些小额款项, 零用现金基金可能比个人凭单更方便. 零用现金保管员应为该组织的财务主管、总裁或顾问. 有关零用现金的更多信息，请参阅下面的“零用现金”.
- Transfer of Funds to Another 机构: If agreements have been made between two 机构 accounts that wish to transfer funds from one account to another, 请联系预算协调员寻求帮助.
直接计费
ISU has agreements with certain vendors to allow an 机构 to directly bill merchandise or services to the University. 这意味着代理可以从供应商处购买, 供应商将直接向财务总监办公室开账单. 的 Office of the Controller will reference the index provided on the bill to charge an 机构’s account. 一些供应商将需要代理采购订单来做到这一点. 有关此表格的更多信息，请参阅下面的“代理采购订单”.
目前允许直接计费的供应商包括:
- 索迪斯:大学餐饮服务商(餐饮)
- 理光:仅在校园内
- 识别+
- 木制图形细线印刷
*需要代理采购单.
机构凭证
An 机构凭证 is used to remit payment by issuing a check to a vendor or individual for reimbursement. 的 completed and signed 机构凭证 is presented to the Office of the Controller with the vendor’s invoice or original receipts for payment. 一旦提交代理凭证，生成支票的处理时间通常为3-5天. Incomplete or incorrect vouchers will be returned to the Advisor for correction before payment will be made.
一些供应商将允许购买商品或服务，而无需预先付款. 在这些情况下, 经批准的代理采购订单将在采购时提交给供应商. 然后，供应商将提供发票，使用代理凭证支付. See the Frequently Used Vendors list for information about vendors that will allow purchases with an 代理采购订单.
的逐行说明 机构凭证 悬停在每个字段上可以找到吗.
机构凭证 to Pay Individuals for 服务 Rendered: When an 机构凭证 is used to pay an individual for services rendered a completed W-9形式 必须从个人那里获得，以符合国税局的规定. 在付款前，必须附在代理凭证上. 支付给目前在bc菠菜导航工作的个人的款项应使用 一次性表格.
代理采购订单
的 代理采购订单 is used for purchases from vendors with direct billing agreements or to purchase merchandise or services from vendors that require a PO if payment is not made up front. 此表格必须在购买前填写. 处理代理采购订单的详细说明如下:
- 按照表格上的说明填写表格. 将鼠标悬停在每个表单字段上即可找到这些指令.
- 通过将打印设置更改为“整个工作簿”打印三份副本," and bring all three signed copies to the Budget Coordinator in the Office of the Controller for numbering and approval. 财务主任办公室保留一份副本, 财务主管保留一份副本, 并将一份副本交给卖方以代替付款.
- 在购买时，向供应商提供他们的PO副本. 如果是直接计费的情况，供应商将直接向财务总监办公室计费. 否则, 卖方将提供发票, 和代理凭证将需要处理付款给供应商.
- 保存已批准的代理采购订单和编号的记录.
- 如果代理采购订单将不被使用, 您必须将两份副本(原始供应商和组织副本)交还给预算协调员. 这是唯一可以取消的办法.
供应商将只接受批准的代理采购订单.
购买食品/饮料
的 purchase of food/drink or related items for an 机构 event or meeting requires the submission of a 热情好客的形式. 如果代理商通过索迪斯使用餐饮服务，则 酒店审批流程 也应该遵循吗.
购买国际滑联标志物品
Student organizations can design their own shirts and logo items through the Barnes and Noble 书店 in conjunction with 俱乐部的颜色. 这些费用将直接支付给大学. 只需按照以下步骤下单:
- 完成一个 代理采购订单 交给财务主任办公室的预算协调员批准并编号.
- Once your 代理采购订单 has been approved by the Budget Coordinator the organization is able to place an order with 俱乐部的颜色 by contacting Yaryna (Yaya) Demska, 大学品牌顾问:847-744-6061. 108)，室号773-653-0678或 ydemska@clubcolors.com. 将艺术作品附加到电子邮件中.
- 订购俱乐部颜色时，请提供以下内容:
- 收货地址为学生组织的地址. 它必须包括组织的名称、地址和订购该物品的人的联系方式.
- 帐单地址为主计长办公室:北第七街200号, 泰瑞豪特, 47809和电子邮件地址 ISU-Finance_Budget@xautor.net.
- 将指定的代理采购订单号码、电话号码和电子邮件地址告知扶轮社颜色.
零用现金
A petty cash fund is a sum of money withdrawn from an 机构 account and kept in the 零用现金 Custodian’s possession for minor expenditures. 如果一个组织被要求支付一些小额款项, 零用现金基金可能比个人凭单更方便. 零用现金保管员应为该组织的财务主管、总裁或顾问.
- 一个组织一次只能有一个备用现金.
- 一个人一次只能有一个备用金账户, 即使他们参与了不止一个组织.
- 保管人必须保留零用现金使用情况的原始详细收据.
建立零用现金
- Prepare an 机构凭证 with the custodian as payee with "To open 零用现金" in the description section of the voucher. 的 amount of petty cash requested must be reasonable and cannot exceed the funds available in the 机构 account.
- 附加一个 零用现金申请表格 寄回代理券. 申请零用现金的个人被认为是保管人 个人负责零用现金基金.
- 一个单独的分类帐表可以帮助跟踪零用现金的使用情况. 原始收据加上手头现金在任何时候都必须等于零用现金的原始金额. 从会费或其他来源收取的资金不得加入零用现金基金.
报销零用现金
- 如果零用现金不足, 可以报销到原来的水平, 整个秋季和春季学期. 这是通过准备代理凭证来完成的, 支付给托管人, 上面写着“报销零用现金”. 已发生费用的原始收据应附在附件中.
结清零用现金
- Meet with the budget Coordinator in the Office of the Controller for assistance in closing out the 零用现金 fund.
- You will need to bring all original detailed receipts and remaining cash when coming to the 控制器的办公室 to close your fund.
- 的 Budget Coordinator will help the organization in depositing leftover cash and completing all required paperwork.
旅游机构
如果一个机构帐户将资助旅行, 在安排旅行之前，需要获得Chrome River预先批准. 代理旅行包括参加会议、研讨会等. 您需要联系您的指导老师来帮助创建预批准. Reimbursements for travel expenses will not be made if a Chrome River Pre-Approval has not been fully approved in Chrome River prior to the start of the trip. 协助完成Chrome River预审批, 请致电x3541或x3542与旅游部联络.